Hakekat dan Tujuan Pengarahan

BAB I

PENDAHULUAN

1.      Latar Belakang

Dalam Manajemen terdapat fungsi-fungsi manajemen yang terkait erat di dalamnya. Pada umumnya ada empat (4) fungsi manajemen yang banyak dikenal masyarakat yaitu fungsi perencanaan (planning), fungsi pengorganisasian (organizing), fungsi pengarahan (directing) dan fungsi pengendalian (controlling).

Yang kami bahas pada makalah ini yaitu fungsi pengarahan (directing). Fungsi Pengarahan (Directing atau Leading) adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan lain sebagainya.

2.     

3                                                                              BAB II

TINJAUAN TEORITIS

1.      Hakekat Dan Tujuan Pengarahan

1.1  Pengertian Pengarahan

Pengarahan adalah mengarahkan semua karyawan agar mau bekerjasama dan bekerja efektif dalam mencapai tujuan. Pengarahan dapat dilakukan dengan cara persuasif dan instruktif tergantung cara mana yang efektif.

            Fungsi pengarahan adalah fungsi manajemen yang terpenting dan paling dominan dalam proses manajemen. Penerapan fungsi ini sangat sulit, rumit, dan kompleks karena karyawan tidak dapat dikuasai sepenuhnya.

1.2   Pokok-pokok masalah yang dipelajari pada fungsi pengarahan :

1. Tingkah laku manusia
2. Hubungan manusiawi
3. Komunikasi
4. kepemimpinan
5. Motivasi , Motivasi berasal dari bahasa latin mavere yang berarti dorongan atau daya penggerak.

Pengertian motiv dan motivasi :

1.  Motiv adalah suatu perangsang keinginan dan daya penggerak kemauan bekerja seseorang

2.  Motivasi adalah pemberian daya penggerak yang menciptakan kegairahan kerja seseorang, agar mereka mau bekerjasama, bekerja efektif dan terintegrasi dengan segala daya upayanya untuk mencapai kepuasan.

Tujuan pemberian motivasi :

1.   Mendorong gairah dan semangat kerja karyawan

2.   Meningkatkan moral dan kepuasan kerja karyawan

3.   Meningkatkan produktivitas kerja karyawan

4.   Mempertahankan loyalitas dan kestabilan karyawan perusahaan

5.   Meningkatkan kedisiplinan menurunkan tingkat absensi karyawan

2.      Proses penyelesaian masalah

2.1  Memahami Dasar Memecahkan Masalah

1. Masalah  adalah suatu kondisi yang memiliki potensi utk menimbulkan kerugian luar biasa   atau menghasilkan keuntungan luar bisa.

2. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya.

3. Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.

4.  Keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan.

5.  Pengambilan keputusan adl tindakan memilih strategi atau aksi yg manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut.

6. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai alternatif keputusan.

7.  Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi tiap alternative.

2.2  Penyelesaian Masalah

 Dalam  memecahkan masalah agar  dapat mencapai tujuannya. Selama proses pemecahan masalah harus membuat berbagai keputusan, dan beberapa elemen pemecahan harus ada. Ketika proses pemecahan masalah mulai berjalan, harus berrhati-hati dalam membedakan gejala dengan sebab atau sumber masalah.
Kita mendefinisikan masalah sebagai suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian atau menghasilkan keuntungan yang diluar kebiasaan. Jadi penyelesaian/pemecahan masalah (problem solving) berarti tindakan memberi respons/reaksi terhadap permasalahan dengan meminimalkan dampak buruknya dan memaksimalkan dampak baiknya.

Pentingnya penyelesaian masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Serangkaian keputusan untuk menyelesaikan suatu masalah mungkin hanya membutuhkan sedikit waktu namun dapat mempengaruhi laba perusahaan hingga ribuan atau jutaan dolar.

2.3  Upaya pemecahan

1.      Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi

Dapat mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama

2.      Mengevaluasi berbagai alternatif solusi

Semua alternatif harus di evaluasi dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama, yang mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat memecahkan masalah.

3.      Memilih solusi terbaik

Perlu memilih satu alternatif yang tampak paling baik.

4.    Menerapkan solusi

masalah tidak akan terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik.

5.      Menindak lanjuti untuk memastikan bahwa solusi itu efektif
Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang direncanakan.

2.4   Faktor-faktor pribadi yang mempengaruhi pemecahan masalah

Tiap orang memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam memecahkan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.
Merasakan masalah.

Ada tiga kategori dasar dalam hal gaya menyelesaikan masalah (problem sensing styles) mereka, yaitu :

1.      Penghindar masalah (problem avoider)

Manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja.

2.      Pemecah masalah (problem solver)

Manajer ini tidak mencari masalah juga dan juga tidak menghalanginya. Jika timbul masalah, masalah tersebut dipecahkan.

3. Pencari masalah (problem seeker) manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.

4. Mengumpulkan informasi

Dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan informasi atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka :
•  Gaya teratur (preceptive style)

Mengikuti manajemen by exeption dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan bidang minatnya.

•  Gaya menerima (receptive style)

Jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

• Menggunakan informasi

 Cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi (information using style) :

• Gaya sistematis (systematic style)

   Memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan.

• Gaya intuitif (intuitive style)

   Tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuiakan dengan   situas.

3.      Proses pengambilan keputusan

3.1  Definisi Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan adalah proses bagaimana menetapkan suatu keputusan yang terbaik, logis, rasional, dan ideal berdasarkan fakta, data, dan informasi dari sejumlah alternatif untuk mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan dengan resiko terkecil, efektif, dan efisien untuk dilaksanakan pada masa yang akan datang.

3.2 Pengambilan keputusan biasanya didasarkan atas:

1. keyakinan
2. intuisi (suara hati)
3. fakta-fakta
4. pengalaman
5. kekuasaan

4.              Perencanaan

4.1  Pengertian Perencanaan

Bermacam-macam pengertian yang diberikan oleh penulis mengenai perencanaan, antara lain:

1.      W. H. Newman

Planning is desiding in advance what is to be done (perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan)

2.      Louis A. Allen

Planning is the determination of a course of action to achieve a desired result (perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan).

3.      H. Koontz dan O’Donnel

Planning is the function of a manager which involves the selection from among alternatives of objective, policies, procedures, and programs (perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan berbagai alternatif tujuan, kebijakan, prosedur, dan program).

4.      Sondan P. Siagian

Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.  Dikenal:

1.      Administrative planning (seluruh unit)

2.      Managerial planning (departemental dan operasional)

5.      George R. Terry

Planning is the selecting and relating of fack and the making and using of assumption regarding the future in the visualization and formulation of proposed activities believed necessary to achieve desired results (perencanaan adalah pemilihan fakta-fakta dan usaha menghubung-hubungkan antara fakta yang satu dengan yang lain, kemudian membuat perkiraan dan peramalan tentang keadaan dan perumusan tindakan untuk masa yang akan datang yang sekiranya diperlukan untuk mencapai hasil yang dikehendaki).

Kesimpulan:

Perencanaan adalah pola perbuatan yang menggambarkan dimuka hal-hal yang akan dikerjakan kemudian.

4.2  Unsur-Unsur Perencanaan

1.      Rasional (dibuat dengan pemikiran yang rasional; tidak secara khayalan/angan-angan; harus dapat dilaksanakan);

2.      Estimasi (dibuat berdasarkan analisa fakta dan perkiraan yang mendekati/estimate; untuk pelaksanaan yang akan segera dikerjakan);

3.      Preparasi (dibuat sebagai persiapan/pre-parasi;  pedoman/patokan tindakan yang akan dilakukan/bukan untuk yang telah lalu);

4.      Operasional (dibuat untuk dilaksanakan; untuk keperluan  tindakan-tindakan kemudian dan seterusnya;  bukan yang telah lalu).

4.3    Sifat Perencanaan

1.      Faktual (dibuat berdasarkan fakta/data; memperkirakan kejadian  yang akan datang dalam tindakan pelaksanaan kelak);

2.       Rasional (masuk akal, ilmiah dan dapat dipertanggung jawabkan, bukan angan-angan),

3.      Fleksibel (dapat mengikuti perkembangan kemajuan masyarakat, perubahan situasi dan kondisi; dapat diubah /disempurnakan sesuai keadaan/tidak merubah tujuan),

4.      Kontiniu berkesinambungan (dipersiapkan untuk tindakan yang terus menerus dan berkelanjutan; tidak untuk sekali tetapi untuk selamanya),

5.      Dialektis (memperkirakan peningkatan dan perbaikan untuk kesempurnaan masa yang akan datang).

4.4  Fungsi Perencanaan

1.      Interpretasi (dapat menjelasan, menguraikan dan menjabarkan kebijakan umum (general policy)dari bentuk kerjasama (manajemen);

2.      Forcasting (dapat memperhitungkan keadaan dan situasi dimasa yang akan datang)

3.      Koordinasi (sebagai alat koordinasi seluruh kegiatan manajemen)

4.      Ekonomis (mengandung prinsif ekonomis/hemat, agar kegiatan manajemen efisien)

5.      Pedoman (jadi pedoman, patokan atau pegangan pelaksanaan perencanaan dimaksud)

6.      Kepastian (menetapkan dimuka hal-hal yang akan dikerjakan kemudian secara pasti – tidak coba-caba)

7.      Preventive control (alat pengontrol dan penilaian agar terhindar dari penyelewengan dan pemborosan, baik waktu, tenaga, biaya maupun fasilitas manajemen).

4.5.   Prinsif/Asas Perencanaan

1.      Contributeir (membantu tercapainya tujuan manajemen)

2.      Primary activity (kegiatan pertama dari seluruh kegiatan manajemen)

3.      Pervasivitas (mencakupi seluruh kegiatan manajemen, menyeluruh dalam setiap level)

4.      Alternative (adanya alternatif/pilihan – bahan, waktu, tenaga, biaya, dsb)

5.      Efficiency (nilai efisiensi – penghematan dan kerapian)

6.      Limiting factor (factor yang urgen, terang, jelas, tegas dan tidak bertele-tele)

7.      Pleksibilitas (mudah disempurnakan, diperbaiki – disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang berubah-ubah)

8.      Strategis (punya siasat/strategi agar diterima atasan, masyarakat maupun anggota untuk dilaksanakan)

4.6.   Macam Perencanaan

1.  Penggunaan

a.       single use plans (sekali pakai)

b.      repeats plan/standing plan (berulang/tetap).

2.  Proses

1.      policy planning

2.      program planning

3.      operasional planning

3.  Jangka Waktu

1.      long range planning (5 - 25 th),

2.      intermediate planning (1 – 5 th),

3.      short range planning (≼ 1 th)

4.      Wilayah/tempat Pelaksanaan

1.      Rural planning

2.      city planning

3.      regional planning

4.      national planning

5.      Materi/objek

1.      personnel planning,

2.      financial planning,

3.      industrial planning,

4.      educational planning,

5.      sosio economic planning,

6.      Segi umum dan khusus

1.      general plans (rencana umum)

2.      special plans (rencana khusus)

3.      over all planning (perencanaan pola kerja umum)

4.      network planning (perencanaan jaringan kerja)

4.7.  Sumber Perencanaan

1.      Kebijakan pucuk pimpinan;

2.      Hasil pengawasan;

3.      Kebutuhan masa depan;

4.      Penemuan-penemuan baru;

5.      Prakarsa dari dalam;

6.      Prakarsa dari luar.

4.8.  Pembuat Perencanaan

1.      Perorangan (tenaga staf);

2.      Unit staff (bagian perencanaan);

3.      Panitia (badan perencanaan);

4.      Kontraktkor (konsultan).

4.9.  Tindakan/langkah-langkah Pokok Perencanaan

1.      Menentukan masalah, tugas, tujuan dan kebutuhan secara jelas;

2.      Mencari informasi secara lengkap yang berhubungan dengan berbagai kegiatan;

3.      Mengorbservasi, meneliti, menganalisis dan mengklasifikasi informasi  yang sudah terkumpul;

4.      Melaksanakan metode perencanaan yang telah dibuat dengan menetapkan pelaksanaan rencana (memilih rencana yang diajukan/memantapkan perencanaan dan mempertimbangkan hambatan-hambatan dengan berbagai kegiatan;

5.      Menetapkan planning alternatif;

6.      Memilih dan memeriksa rencana yang diajukan;

7.      Membuat sintesis (metode/alternatif penyelesaian);

8.      Mengatur urutan dan waktu rencana secara terperinci;

9.      Mengadakan evaluasi (penilaian).

4.10.   Perencanaan Yang Baik

A.    Mengetahui sifat/ciri/prinsip rencana yang baik, sbb:

1.                  Mempermudah tercapainya tujuan,

2.                  Dibuat oleh orang yang memahami tujuan organisasi,

3.                  Dibuat oleh orang yang mendalami teknik perencanaan,

4.                  Disertai perincian yang teliti,

5.                  Tidak boleh lepas dari pemikiran pelaksanaan,

6.                  Bersifat sederhana,

7.                  Luwes,

8.                  Dalam perencanaan terdapat tempat pengambilan resiko,

9.                  Bersifat praktis/pragmatis,

10.                   Merupakan forcasting.

B.     Memandang proses perencanaan sebagai suatu rangkaian pertanyaan yang harus dijawab, sbb:

1.      What (apa) = tujuan (tindakan apa yang perlu dilakukan)

2.      When (kapan) = waktu (kapan hal tersebut  perlu dilakukan)

3.      How (bagaimana) = cara mengerjakannya (bagaimana cara melakukan pekerjaan tersebut)

4.      Who (siapa) = tenaga kerja (siapa yang melakukan pekerjaan tersebut)

5.      Where (dimana) = tempat (dimana pekerjaan itu harus dilakukan)

6.      Why (mengapa) = keperluannya (mengapa pekerjaan itu harus dilakukan).

C.     Memandang proses perencanaan sebagai suatu masalah yang harus dipecahkan dengan mempergunakan teknik-teknik ilmiah (scientific techniques of problem solving), melalui langkah:

1.      Mengetahui sifat hakikat masalah yang dihadapi (know the nature of the problem).

2.      Mengumpulkan data (collect data),

3.      Menganalisa data-data (analisis of the data),

4.      Menentukan beberapa alternatif (determination of  several alternatives),

5.      Memilih cara yang terbaik (selection of the seeminingly best way from among alternatives),

6.      Pelaksanaan (execution)

7.      Penilaian hasil (evaluation of results)

4.11.  Keuntungan dan Kerugian Perencanaan

Keuntungan perencanaan :

1.  Tujuan menjadi jelas, objektif,dan rasional

2.   Semua aktifitas terarah,teratur dan ekonomis

3.   Menggambarkan keseluruhan perusahaan

4    Meningkatkan dayaguna dan hasilguna semua potensi yang dimiliki

5    Memperkecil resiko yang dihadapi perusahaan.

4.12   Kerugian perencanaan :

1.   Membatasi tindakan dan inisiatif para bawahan,karena mereka harus bekerja sesuai dengan pola yang telah ditetapkan.

2.      Menyebabkan terlambatnya tindakan yang perlu diambil dalam keadaan darurat.

3.      Informasi yang dibutuhkan untuk meramalkan masa yang akan datang belum tentu tepat,sehingga manager tidak akan dapat secara pasti meramalkan apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang.

4.      Perencanaan mempunyai penghalang-penghalang psikologis, karena orang lebih memperhatikan masa sekarang daripada masa yang akan datang.

5.        Pembiayaan

Pembiayaan terdiri dari

1.      pembiayaan jangka pendek

2.      pembiayaan jangka menengah

3.      pembiayaan jangka panjang

  

BAB III

PENUTUP

1.      Kesimpulan

Pengarahan adalah mengarahkan semua karyawan agar mau bekerjasama dan bekerja efektif dalam mencapai tujuan. Pengarahan dapat dilakukan dengan cara persuasif dan instruktif tergantung cara mana yang efektif.

Pokok-pokok masalah yang dipelajari pada fungsi pengarahan :

1. Tingkah laku manusia

2. Hubungan manusiawi

3. Komunikasi

4. Kepemimpinan

5.  Motivasi

Upaya pemecahan masalah

1.      Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi

2.      Menindak lanjuti untuk memastikan

3.      Memilih solusi terbaik

4.      Menerapkan solusi

5.      Mengevaluasi berbagai alternatif solusi

    Pengambilan keputusan biasanya didasarkan atas:

1.      keyakinan

2.      intuisi (suara hati)

3.      fakta-fakta

4.      pengalaman

5.      kekuasaan

Perencanaan

Perencanaan adalah pola perbuatan yang menggambarkan dimuka hal-hal yang akan dikerjakan kemudian.

Pembiayaan

Pembiayaan terdiri dari

4.      pembiayaan jangka pendek

5.      pembiayaan jangka menengah

6.      pembiayaan jangka panjang

2.      Saran

Seorang pimpinan harus mampuh mencipkan suasana kariawan yang baik, aman dalam menjalankan tugas untuk mencapai suatu tujuan yang efektif. Tanggung jawab akan tercipta jika atasan memberikan wewenang kepada bawahan karena wewenang mengalir dari atasan ke bawahan dan tanggung jawab mengalir dari bawah ke atas, karena perencanaan merupakan bagian dari organisasi memajemen.

DAFTAR PUSTAKA

Anonym. 2010. Proses penyelesaian masalah. Dalam : http://www.pendekatan-sistem-dalam pemecahan. Html +proses + penyelesaian +masalah +dalam+ manajemen.blogspot.com. Diakses pada tanggal 17 september 2011. Pukul 19.30 WITA

Anonym. 2010. Hakekat manajemen. http://www. elqorni. wordpress. Com  . /2010 /07/16/ringkasan-manajemen. Diakses pada 17 september 2010. Pukul19.45 WITA.

Anonim. 2011. Fungsi Manajemen. Dalam : fungsi manajamen. Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan, Pengendalian – Belajar.blogspot.com. Diakses pada tanggal 17 september 2011. Pukul 20.00 WITA.